Eine gute, übersichtliche und vor allem umfangreiche Kontaktverwaltung ist unerlässlich für den Erfolg im Umgang mit den Kunden. Genau hier kommen CRM-Systeme ins Spiel, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.

Von Hand ist es natürlich sehr aufwendig, vor allem aber zeitintensiv, die einzelnen Kundenkontakte aktuell zu halten und Aktivitäten nachzuverfolgen. Mit einem guten CRM-System fällt diese unbeliebte Aufgabe sehr viel leichter und das Unternehmen profitiert von den optimierten Leads – also den potenziellen Kunden – und bestehenden Kundenkontakten.

Was genau machen CRM-Systeme und welche Aufgabe erfüllt die Software?

Der Hintergrund von CRM-Systemen ist es, den Kundenkontakt nicht auf einheitliche Ansprachen und Beziehungen zu reduzieren. Es ist wichtig, mit den individuellen Daten und Kontakten auf eine persönlichere Ebene zu gelangen, um die Zufriedenheit und die Betreuung der einzelnen Kunden zu individualisieren. Nur dann können Sie für eine sehr hohe Kundenzufriedenheit sorgen und Ihre Kunden an sich binden.

Kundenbeziehungen und die Pflege derselben umfassen im CRM-Management alle möglichen Kontakte, die zu einem Kunden gehören und stattfinden. Es werden alle Informationen gesammelt, was Ihnen die optimale Ansprache ermöglicht.

Zufriedene Kunden binden sich an ein Unternehmen und empfehlen dieses weiter. Bessere Werbung als eine Kundenempfehlung kann es nicht geben. Deshalb sollten Sie immer die persönliche Ebene beachten, indem Sie Ihren Kunden z.B. fragen, wie der letzte Urlaub war – denn sofern Ihnen z.B. eine Abwesenheitsmail zugestellt wird, können Sie diese Information in Ihrem CRM hinterlegen.

Es gibt unterschiedliche Softwarelösungen im Bereich der CRM-Systeme, die auch in unterschiedlichem Umfang bereitstehen. Um herauszufinden, welcher Umfang für Ihr Unternehmen – auch CRM-Systeme für kleine Unternehmen sind relevant – am besten geeignet ist, lohnt es sich, die verschiedenen Komponenten genauer zu betrachten.

Die kommunikative Ebene

Mit dieser Funktion lassen sich sämtliche Kommunikationswege synchronisieren und aufeinander abstimmen. Das bedeutet, die verschiedenen Wege wie E-Mail, SMS, Telefon oder auch Internettelefonie werden gesammelt. Da jeder Kunde einen anderen Weg der Kommunikation bevorzugt, können Sie so schnell für jeden Kunden den optimalen Weg herausfinden und auch nutzen.

Die operative Ebene

Mit dieser Funktion lassen sich die unterschiedlichen Daten einfach sammeln. Dabei werden die Daten aus den verschiedenen Bereichen zusammengeführt. Die Bereiche können hier das Marketing, der Vertrieb oder auch der Kundenservice sein. Es wird eine wichtige und grundlegende Kontakt-Datenbank erstellt. Mit den neuen Daten können Sie einzelne Kundenvorlieben einsehen und gleichzeitig auch generelle Vorlieben ablesen. Dies vereinfacht Ihnen die Entwicklung neuer Angebote und Vorgehensweisen.

Die analytische Ebene

Mit dieser Funktion lassen sich Verhaltensweisen und neue Angebotsmuster unterschiedlicher Zielgruppen analysieren. Mithilfe dieser Funktion können Sie wichtige Erkenntnisse für die Zukunft gewinnen. Sie können Kunden individuell ansprechen und können ihnen die auf ihre Bedürfnisse angepassten Informationen und Angebote zukommen lassen. Wichtig ist hier, dass die Analyse nur so gut und effektiv sein kann, wie die Datenqualität, die zugrunde liegt.

Die kollaborative Ebene

Mithilfe dieser Funktion wird die Kontaktverwaltung unterschiedlicher Abteilungen koordiniert. So lassen sich Wiederholungen verhindern und die Aufgaben sowie die Prozessverteilung effektiver gestalten. Jedes Unternehmen kann hier entscheiden, ob die Funktion ausschließlich interne Abteilungen erfassen oder auch Partner einbeziehen soll. So lassen sich Termine und Erinnerungen unter den jeweiligen Abteilungen abstimmen und der optimale Zeitpunkt für Angebote und Kontaktaufgabe kann nicht mehr verpasst werden.

Der Umfang eines CRM-Systems kann, je nach Anspruch des Unternehmens, angepasst werden und lässt sich so perfekt auf das jeweilige Unternehmen abstimmen. Die Wichtigkeit eines guten und vor allem persönlichen Kundenkontakts ist jedem Unternehmer bewusst.

Da in der täglichen Arbeit und während laufender Prozesse die Kontaktpflege oftmals untergeht, ist ein CRM-System sehr hilfreich. Die aufwendige, aber so wichtige Arbeit, wird hier enorm erleichtert und es lassen sich große Erfolge erzielen.

Der große Vorteil einer optimierten Kontaktverwaltung

Wer sich gut betreut fühlt, kommt wieder.

Ein weiterer großer Vorteil der unterschiedlichen CRM-Systeme ist es, dass das Kaufverhalten, die Vorlieben und Wünsche der Kunden, erfasst werden. Daraus lassen sich Strategien, Angebote und Vorgehensweisen für das Unternehmen ablesen, die dann eingesetzt werden können, um neue und bestehende Kunden zufriedenzustellen. So binden sich die Kunden an Ihr Unternehmen.
Dabei lassen sich die Kosten an Ihre jeweiligen Ansprüche anpassen. Die Investition lohnt sich in jedem Fall, denn die Vorteile der CRM-Systeme für kleine Unternehmen weichen nicht sehr von denen der Großen ab. Es geht um eine Optimierung der Vertriebs- und Verwaltungsprozesse, um den langfristigen Unternehmenserfolg zu sichern.

Warum sind CRM-Systeme für kleine Unternehmen wichtig?

Oft sagen sich kleine Unternehmen, dass die CRM-Systeme nur für große Unternehmen mit mehreren tausend Kunden wichtig und von Vorteil sind. Aber gerade auch CRM-Systeme für kleine Unternehmen bieten in diesen zahlreiche Vorteile.

Kontaktverwaltung und der Zeitaufwand

Kundenkontakte müssen verwaltet werden. Ohne ein CRM-System müssen Sie dies meist selbst übernehmen oder einem Kollegen aus dem Vertrieb überlassen. Im Endeffekt ist dies zeitintensiv sowie aufwendig – und wird gerne zuletzt erledigt.

Mit einem CRM-System lassen sich die Daten einfach, schnell und übersichtlich erfassen und darstellen – teils sogar automatisiert.

Die Nähe zum Kunden

Durch die Daten und deren Analyse, wird es dem Vertrieb möglich, sehr viel direkter auf den Kunden zu reagieren. Angebote können individualisiert werden und zielen so direkt auf die Wünsche und Ansprüche des jeweiligen Kunden ab. Ein individueller Service, den jeder Kunde zu schätzen weiß. Die Aufmerksamkeit Ihres Kunden bleibt hoch und er wird mit großer Wahrscheinlichkeit wieder einkaufen.

Von diesen Vorteilen profitieren gerade kleine Unternehmen. Hier stellt sich allerdings oft die Frage nach den Kosten. CRM-Systeme werden von vielen Anbietern in den verschiedensten Versionen und teilweise sogar kostenlos angeboten. So findet jedes Unternehmen die passende CRM-Lösung.

Fazit

• CRM-Systeme erleichtern und optimieren die Kontaktverwaltung und die Bestandskundenpflege eines Unternehmens enorm.
• Nutzer eines CRM-Systems können die entsprechende Zeitersparnis effektiver für den Vertrieb nutzen.
• Unterschiedlichste Funktionen machen es möglich, viele Bereiche abzudecken und die passende Lösung auch für kleine Unternehmen zu finden.